Faktura ustrukturyzowana – jak się przygotować do wdrażania Krajowego Systemu e Faktur 2.0.

TERMIN I MIEJSCE SZKOLENIA

• 16-17 lutego 2026 r. od godz. 09.00 do 15.30
• Szkolenie prowadzone jest w formule on-line. Każdy uczestnik dzień wcześniej otrzyma link z dostępem do platformy.

WYKŁADOWCA

Dorota Łabuda - Biegły sądowy z zakresu podatku od towarów i usług przy Sądach Okręgowych w Kielcach i Katowicach, były wieloletni pracownik administracji podatkowej w tym wyspecjalizowanego urzędu skarbowego, trener administracji skarbowej – wykładowca Krajowej Szkoły Skarbowości, posiadający blisko 25 letnie doświadczenie w zakresie prawa podatkowego (podatek od towarów i usług) i prawa proceduralnego (ordynacja podatkowa), wieloletni wykładowca kursów i szkoleń, współpracujący między innymi z 11 oddziałami okręgowymi Stowarzyszenia Księgowych w Polsce

PROGRAM

Nowelizacja na ostatnią chwilę czyli cztery nowe rozporządzenia wykonawcze.

Rok 2026 będzie przełomowy dla podatników VAT – w tym roku właśnie zacznie obowiązywać Krajowy System e-Faktur 2.0. Należy zauważyć, że od 30 września 2025 r. można testować interfejs programistyczny (API) z KSeF 2.0 (czyli udostępnionej do użytkowania od 1 lutego 2026 r.) w sposób otwarty przez wszystkich integratorów i duże firmy.

Natomiast od listopada 2025 r. udostępniono testową wersję Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, by wszyscy przedsiębiorcy mogli poznać rozwiązania i funkcjonalności systemu, choć nadal nie jest to wersja ostateczna.

Firmy powinny należycie przygotować się do wdrożenia systemu, poznania jego technicznych funkcjonalności, opracowania i przyjęcia planu działania.

Podczas proponowanego szkolenia zostaną przekazane informacje dotyczące:

• Zasad funkcjonowania nowego sposobu fakturowania,
• Sporządzania, wysyłania oraz odbierania faktur w KSeF.
• Aspektów technicznych i organizacyjnych związanych z funkcjonowaniem KSeF, w szczególności rodzajów i zakresu uprawnień związanych z korzystaniem z systemu.
• Wprowadzenia procedur koniecznych do prawidłowego wdrożenia systemu w instytucji.
• Nowych rozporządzeń wykonawczych.

Cele i korzyści

Zapoznanie z tematyką faktur ustrukturyzowanych

Omówienie nowego systemu Krajowego Systemu e- Faktur 2,0 i poznanie planowanych, istotnych zmian w zakresie jego użytkowania. Wyjaśnienie, czym jest KSeF i faktura ustrukturyzowana oraz wskazanie, jak działa. Szkolenie podzielone jest na części bardziej teoretyczne i praktyczne

Zwrócenie uwagi, co zrobić, by właściwie przygotować się do implementacji systemu w firmie i wdrożyć w jego obsługę pracowników odpowiedzialnych za realizację tego zadania.

Nabycie umiejętności dotyczących wypracowania właściwych, niezbędnych rozwiązań w zakresie przystąpienia firmy do KSeF.

Omówienie zmian w ustawie o VAT, wdrażających fakturę ustrukturyzowaną jako obowiązkową w roku 2026.

Analiza kwestii technicznych i praktycznych dotyczących struktury Schemy 3, podstawowych formatów i części faktury wraz z ich objaśnieniem – wskazanie na konkretnych przykładach.

Jak poprawnie archiwizować fakturę?

Czy grożą nam sankcję za nieprawidłowo wystawioną fakturę?

W drugiej części szkolenia omówiona zostanie szczegółowo najnowszy wariant schemy FA(3) przedstawiającej treść e-Faktury. W tej części wykładowca omówi w szczególności, w jaki sposób firmy przeprowadzają wdrożenia KSeF. oraz wystawiają, odbierają i weryfikują e-Faktury. Zostaną przekazane praktyczne wskazówki dotyczące obiegu faktur w firmie oraz nadawanie uprawnień dla podmiotów trzecich (np. biur rachunkowych).

Wskazane zostaną zasady generowania faktur z załącznikami oraz rodzaje i zasady generowania kodów QR.

Część I. Krajowy System e Faktur – stan prawny na 1 stycznia 2026 r. aktualizowany w miarę nowelizacji przepisów i Krajowy System e Faktur 2.0 aktualizowany w miarę nowelizacji przepisów. Jakie zmiany przed nami?

1. Co to jest faktura ustrukturyzowana, Krajowy System e-Faktur (KSeF) oraz Platforma Elektronicznego Fakturowania. Rozwiązania wprowadzone przez Ministerstwo Finansów
2. Podatnik VAT czynny – jak i od kiedy korzysta z KSeF?
3. Podatnik VAT zwolniony – jak i od kiedy korzysta z KSeF? Najmniejsze firmy a KSeF.
4. Zasady działania Krajowego Systemu e Faktur.

- jak działa system online i offline 24

5. Etapy wdrożenia KSeF w firmie: co należy ustalić, jak i kto powinien szykować się do zmian.

- audyt oprogramowania i mapowanie faktury

- wypracowanie schematu obiegu dokumentów i dostosowanie rodzajów uprawnień

- w czym systemy księgowe mogą zastąpić księgową

6. Jak wykorzystać system testowy?
7. Kto może korzystać z KSeF w podmiotach gospodarczych:

- rodzaje uprawnień u sprzedawcy i sposoby ich pozyskania

- struktura uprawnień w JST i jednostkach powiązanych

- rodzaje uprawnień u nabywcy i sposoby ich pozyskania

- uprawnienia dla osób i podmiotów trzecich – kto w imieniu podatnika może obsługiwać system KSeF, jak nadawać uprawnienia.

- uprawnienia zawężone – jak w firmie wykorzystać ID wewnętrzne

- jak się uwierzytelniać w systemie KSef

- co to jest token, jak go uzyskać, jakie ma funkcje i jak działa.

- co to jest certyfikat autoryzacyjny – jakie zmiany zapowiada Ministerstwo Finansów

8. Jakie faktury są w obiegu po 1 stycznia 2025 r. Jakie będą po wprowadzeniu obowiązkowego KSEF. Co z paragonami z NIP nabywcy, fakturami wystawianymi przez kasy rejestrujące, fakturami dla klientów indywidualnych?

Część II Omówienie schemy FA(2) i FA(3) Jaka jest treść e-Faktury? Czym różnią się faktura elektroniczna od ustrukturyzowanej

1. Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług dotyczące zasad wystawiania faktur a schema FA (3)

- nagłówek e-Faktury.

- dane sprzedawcy, nabywcy.

- podmiot trzeci na fakturze. Co to jest rola?

- nowe wymogi dla daty sprzedaży.

- pola obligatoryjne/opcjonalne/ fakultatywne.

- gdzie umieścić dane dodatkowe dla swoich faktur?

2. Rodzaje faktur przewidzianych w schemie FA (3) – jak je wystawić?

- standardowa faktura,

- faktura korygująca

- faktura uproszczona,,

- faktura z węższym zakresem danych (np. bilety spełniające funkcję faktury),

- faktury z kas fiskalnych,

- faktura do paragonu,

- faktura zaliczkowa, kiedy faktura  „ZAL” a kiedy „ROZ”.

- faktura rozliczeniowa

- refaktura,

- faktura VAT RR,

- faktury wystawiane dla konsumentów,

3. Jakich praktycznych rozwiązań nie ma w KSeF ?

- noty korygujące;

- załączniki do faktur ??;

- anulowanie faktury;

- faktury pro-forma.

4. Węzły: „Rozliczenie”, „Płatność”,  „Warunki Transakcji”.

5. Stopka e-Faktury.

Część III Obieg dokumentów w firmie. Kontrole biznesowe a faktura ustrukturyzowana.

1. Faktura ustrukturyzowana u sprzedawcy:

- dokumentacja obrotu profesjonalnego i indywidualnego, nowy obieg dokumentów

- faktura wystawiona do paragonu

- faktura dla kontrahenta zagranicznego

- data wystawienia faktury ustrukturyzowanej a pole P 1 schemy FA (3)

- data wysyłki dokumentu do KSeF a stosowany kurs dla faktury - zmiana przepisów

- zasady wystawiania i wysyłania faktur i korygujących faktur ustrukturyzowanych: reguły i wyjątki, kontrole biznesowe przy fakturach

- obowiązek oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem QR umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur – kiedy?

- awaria systemu , niedostępność systemu – jak się zachować

- faktura korygująca a zasady korekty podatku należnego – co nas czeka po zmianach.

- likwidacja duplikatów ?

2. Faktura ustrukturyzowana u nabywcy – jak zorganizować obieg dokumentów; czy faktury na zakup przysporzą dużo więcej pracy?

- nowy obieg dokumentów – faktura widoczna tylko dla niektórych księgowych

- faktura od kontrahenta zagranicznego – co dalej?

- data otrzymania faktury ustrukturyzowanej i faktury korygującej, kontrole biznesowe przy fakturach zakupu,

- awaria systemu, niedostępność systemu – jak się zachować

- faktura korygująca a zasady korekty podatku naliczonego – co nas czeka po zmianach.

- likwidacja duplikatów ?

- faktura VAT RR po zmianie przepisów.

- nowe wymogi przy wykonywaniu komunikatów przelewu i przelewów bankowych (nr KSeF).

3. Przechowywanie faktur ustrukturyzowanych oraz pozostałej dokumentacji podatkowej.
4. Zmiany na białej liście – informacja o obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych
5. Korzyści i zagrożenia przy stosowaniu e-Faktur. Zwrot w terminie 40 dni podstawowym terminem zwrotu.
6. Kary pieniężne za błędy w KSeF: jakie, dla kogo, od kiedy.

 Część IV. Przepisy prawne/ Omówienie najnowszych rozporządzeń

1. Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych
2. Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 7 grudnia 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur
3. Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
4. Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie zmiany rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług.

WYMAGANIA SPRZĘTOWE

Do wzięcia udziału w szkoleniu niezbędny jest komputer stacjonarny, laptop, tablet lub telefon komórkowy z obsługą dźwięku.

OPŁATA

• 900,00 zł  od osoby

• Faktura pro forma zostaje wystawiona na pisemną prośbę uczestnika wysłaną na adres: faktury@szczecin.skwp.pl, po wcześniejszym wypełnieniu i przesłaniu do organizatora zgłoszenia na szkolenie.

INFORMACJE DODATKOWE

Warunkiem uczestnictwa w szkoleniu jest nadesłanie karty zgłoszenia poprzez formularz online na stronie internetowej (zielony kafelek zapisz się) oraz dokonanie wpłaty na nasze konto Santander Bank Polska S.A. 80 1500 1722 1217 2010 4781 0000 do dnia poprzedzającego szkolenie. Jeżeli do dnia poprzedzającego szkolenie należność ureguluje zbyt mała ilość osób to szkolenie zostanie odwołane (informacja zostanie wysłana drogą mailową).

Rezygnacja ze szkolenia musi nastąpić bezwzględnie w formie pisemnej (za pośrednictwem poczty mailowej) przesłana na adres biuro@szczecin.skwp.pl najpóźniej do dnia poprzedzającego szkolenie.  Rezygnacja w późniejszym terminie wiąże się z koniecznością pokrycia kosztów szkolenia przez zgłaszającego w wysokości 100%. Nieuczestniczenie w szkoleniu nie skutkuje zwrotem wpłaconej należności.

Karta zgłoszenia jest prawnie wiążącą umową zawartą pomiędzy organizatorem szkolenia a zgłaszającym.

Szkolenie współorganizowane z Oddziałem Okręgowym w Bielsku-Białej. 

Zapisz się